Закон наделяет нотариуса полномочиями по подтверждению тождественности документов. Письменные свидетельства должны полностью совпадать по внешним признакам и изложенной в них информации. Копии требуются для обращения в органы власти и управления РФ (паспорта, свидетельства о рождении), зарубежные государственные и иные структуры (акты регистрации гражданского состояния).

Процедура нотариального освидетельствования

Юрист в ходе подготовки дубликата проверяет соответствие оригиналу. Заявителем может выступать любой дееспособный гражданин, в т.ч. не владелец бумаги, а его личность должна быть подтверждена документально.

Специалист изучает, имеют ли предоставленные письменные свидетельства юридическое значение и не противоречит ли их содержание закону, если выдает их лично (например, удостоверяет договор купли-продажи).
Если подлинник имеет подчистки и исправления, зачеркнутые слова или приписки, которые не искажают смысл написанного и не связаны с ФИО обратившегося для заверения лица, то такая бумага подлежит подтверждению согласно ст. 45 Основ законодательства о нотариате.

Нотариус вправе отказать в подтверждении тождественности (равнозначности) в 3 случаях:

• если документ, выданный за рубежом, не легализован должным образом на территории России (не апостилирован);
  
• письменное свидетельство на иностранном языке не переведено на русский, а подпись переводчика нотариально не удостоверена;
  
• оригинал содержит информацию, являющуюся государственной тайной, что подтверждается грифами "Секретно" или "Совершенно секретно".
  

В случае, если бумага выдана другим физическим лицом, проверяется подлинность его подписи на оригинале. Свидетельство достоверности производится только тогда, когда на ней стоит подпись и печать другого нотариуса.

Отказ в удостоверении

В некоторых случаях свидетельствование нотариусом тождественности не производится:

• с ветхих или с нарушенной целостностью оригиналов;
  
• при наличии в тексте приписок, зачеркнутых слов, если об этих изменениях не оговорено "Исправленному верить";
  
• присутствие выполненных карандашом надписей;
  
• тест подлинника нечитаем, печати и подписи стерты.
  

Все эти недостатки признаются существенными и не позволяют однозначно утверждать, что документация не имеет признаков подделки.

Юрист вправе одновременно удостоверить верность копий документов, представленных на бумажном и цифровом носителе, например, биометрический паспорт. Услуги нотариуса оплачиваются согласно установленному тарифу. Специалист осуществляет действия по правовой экспертизе предоставленной документации, поэтому с заявителя также взимается плата за УПТХ.