Сейф нотариальной конторы является местом, где лучше хранить бумаги, которые важны и значимы для владельца.

К ним относятся: долговые расписки, завещание, вещественные доказательства, оригиналы договоров и другие письменные свидетельства.

Сколько времени нужно хранить документы

Требования к периодам, в течение которых нельзя уничтожать документальные свидетельства, регулируются положениями ГК РФ (ст. 196), Законом о защите прав потребителей, Приказом Минкультуры № 558 от 25.08.2010 г. с Перечнем типовых управленческих архивов и другими законодательными актами.

В отношении документации для физических и юридических лиц установлены различные периоды сохранения:

• товарные чеки и этикетки- 2 недели;
• квитанции ЖКХ, исходя из срока исковой давности - 3 года;
• выписка из регистрационной книги при удостоверении сделки с недвижимостью - 1 месяц;
• 3 месяца для чеков по эквайрингу с последующей передачей в архив;
• трудовые договора и личные дела работников - 75 лет для сотрудников, оформленных до 2003 г., 50 лет - для зачисленных на работе после 2003 г.;
• договора об оказании услуг - 5 лет;
• налоговые декларации - не менее 5 лет;
• банковские выписки ООО - 5 лет;
• договора с контрагентами - 5 лет с момента окончания срока действия

При оплате коммунальных услуг онлайн следует распечатывать платежные поручения или сохранять их электронные версии в отдельной папке компьютера.

Длительный период сохранения личных дел и соглашений с работниками объясняется востребованностью данных при восстановлении трудовых книжек и начислении пенсии. Архив предприятия является местом, где можно хранить документацию субъектам хозяйственной деятельности.

Перед помещением письменных свидетельств составляется опись, перед утилизацией - акт об уничтожении. Допустима оцифровка архива - перевод бумажных носителей в электронный вид.

Хранение документов у нотариуса

Ряд письменных свидетельств нужно хранить вечно - паспорта, свидетельства о рождении, браке или разводе, правоустанавливающие бумаги на сделки недвижимостью, завещание и другие. Деятельность нотариусов по принятию документов на сохранение у физических и юридических лиц регулируется ст. 97, 98 Основ законодательства о нотариате.

При оформлении на сохранение документации юристом составляется договор об оказании услуг, опись с названием, количеством страниц и описанием физического состояния письменных источников.

В сейфовое хранилище также принимаются графические изображения (фотографии, рисунки), аудио- и видеозаписи на различных носителях. Под ответственность нотариуса передаются:

• выданные государственными органами справки, свидетельства, дипломы, выписки;
• личные документы граждан, долговые расписки, чертежи, патенты, рукописи и пр.;
• письменные и иные свидетельства юридических лиц, востребованные при решении хозяйственных споров на предприятиях.

Не принимаются бумаги, содержащие государственную или коммерческую тайну. Бумажные и другие носители вкладываются в пакет, который опечатывается. На нем проставляется дата, срок хранения по договору.

Юристы принимают запечатанные клиентами конверты с неизвестным содержимым. В этом случае владельцу пакета также выдается нотариальное свидетельство Ф-22 о передаче документов, а при его предъявлении происходит возврат письменных и других свидетельств собственнику.