Для идентификации электронных документов и подтверждения их оригинальности применяются усиленные квалифицированные электронные подписи. Они создаются путем использования средств криптографического преобразования информации. Поэтому позволяют установить лицо, заверившее документ, а также факт внесения в него изменений уже после подписания (ст. 5 Закона № 63-ФЗ). Электронная цифровая подпись нотариуса является квалифицированной, т.е. имеет сертификат ключа проверки, ее формат согласован с федеральным исполнительным органом власти, а выдача произведена специально аккредитованным для этих целей центром.

Целесообразность нотариального заверения

Активное использование интернет-ресурсов позволяет оформить договор, доверенность, лицензию, страховое и другие свидетельства в электронном виде, а также заверить их нотариально. Документы, удостоверяющие личность, в цифровой формат не переводятся.

Подпись нотариуса необходима для следующих процедур:

• удостоверения равнозначности документа, предоставленного на бумажном носителе, цифровому аналогу;
• защиты письменных свидетельств от порчи и утери методом переноса в "облачное" хранилище;
• официального обращения в органы государственной власти;
• заключения сделок и соглашений;
• сокращения объема архива предприятия или организации путем переноса на цифровые носители;
• передачи онлайн оригиналов документов и в других случаях.

Практика оформления у нотариуса электронных документов часто требует наличия простой электронной подписи у самого заявителя. Подходящий тип сертификата с ключом проверки можно заказать на сайтах Росреестра, ФНС, портала государственных услуг и на сайте Мэра Москвы. Принятие в августе 2018 г. Закона № 338-ФЗ максимально упростило процедуру проставления заявителем простой электронной подписи на приеме у нотариуса.

Порядок нотариального заверения документов в цифровом формате

Гражданин или юридическое лицо вправе обратиться к нотариусу для заключения сделок в электронном виде, выдачи доверенностей и других свидетельств. До недавнего времени при составлении онлайн-документов вначале было необходимо оформить их на бумажном носителе, а после этого перевести в цифровой формат. Однако законодательство упростило процедуру гражданского документооборота.

Федеральная нотариальная палата утвердила порядок составления документов у нотариуса и заверения их электронной подписью физическими лицами. С этой целью нотариальные конторы оснащаются специальными планшетами. Гражданину предлагается оставить на экране гаджета графическое изображение подписи, которую нотариус приложит к оформленному цифровому документу. Его заверенный оригинал должен иметь формат XML, а копия - PDF. Документ обладает такой же юридической силой, что и составленный на бумажном носителе.

Нотариальная электронная подпись - обязательный реквизит документов, оформленных в цифровом виде. Она упрощает сотрудничество нотариуса с государственными органами, дает возможность вести документооборот с физическим и юридическими лицами в режиме онлайн. Электронная подпись позволяет гражданам получать информацию при обращении в различные инстанции, выражать согласие с проводимыми сделками, выдавать доверенности и оформлять другие соглашения у нотариуса в цифровом формате.