Организациям в ряде случаев, например, при лицензировании, при получении иных разрешений требуется предоставлять копии учредительных документов. Их подлинность должна быть удостоверена, эта функция принадлежит нотариусам в тех случаях, когда требуются именно такой тип копии, в других случаях, например, для предоставления в суд, копии могут быть заверены самой организацией.

Зачем нужно заверять устав

В нотариальной практике это действие носит название «свидетельствование копии учредительных документов». Можно удостоверить копию документа целиком, можно получить заверенную выписку из него. К учредительным документам организации по общему правилу относится устав и протокол об учреждении, компании, созданные до внесения изменений в ГК РФ, заключали также учредительный договор. Нотариальные копии документов представляются по требованию, обычно при оформлении разрешений, для участия в тендерах и в других случаях.

Кто вправе заверять документы

Законодательство РФ устанавливает две формы свидетельствования верности копии документов – нотариальное и иным способом. Под иным подразумевается заверение самой организацией, с проставлением надписи «Копия верна», печати и подписи должностного лица организации, обладающего соответствующими полномочиями.

Учредительный договор

По действующему законодательству, начиная с 2009 года, учредительный договор не относится к числу учредительных документов, что не отменяет требовании о его заключении при основании хозяйственного общества. Если на уставе общества ФНС РФ при регистрации проставит отметку об этом, на учредительном договоре она не ставится. Копия с него будет засвидетельствована, если его оформление отвечает предъявляемым требованиям.

Общие правила

Обратится за заверением учредительного документа компании может любой гражданин, без доверенности от нее. Копия может быть снята с любого учредительного документа, если он оформлен надлежащим образом. Нотариус не заверяет документы в случаях, если:

можно найти приписки или пометки, рядом с которыми не присутствует надпись: «Исправленному верить»;

выполнены полностью или частично карандашом;

текст на документе нечитаем;

документ ветхий, отсутствует целостность;

документ иностранной компании не переведен и не легализован в соответствие с требованиями международных соглашений РФ.

Также в первом случае нотариус, начиная с 2015 года, вправе удостоверить копию документов, если пометки или приписки не влияют на его смысл и не касаются фактических данных.

Образец заверительной записи

Заверительная надпись нотариуса согласно требованиям Приказа Минюста №313 содержит следующие реквизиты:

место заверения;

данные нотариуса;

наименование документа;

номер регистрации;

размер пошлины.

Заверение многостраничного документа

До 2015 года существовало обязательное требование о предоставлении нотариусу на заверение копий многостраничных документов только в прошитом виде, над местом скрепления должна была при приклеена табличка с указанием числа страниц, подписью должностного лица организации и печатью. Сейчас будут заверены копии документов, если они скреплены иным способом, нежели прошиванием.