Нотариальные копии учредительных документов
Организациям в ряде случаев, например, при лицензировании, при получении иных разрешений требуется предоставлять копии учредительных документов. Их подлинность должна быть удостоверена, эта функция принадлежит нотариусам в тех случаях, когда требуются именно такой тип копии, в других случаях, например, для предоставления в суд, копии могут быть заверены самой организацией.
Зачем нужно заверять устав
В нотариальной практике это действие носит название «свидетельствование копии учредительных документов». Можно удостоверить копию документа целиком, можно получить заверенную выписку из него. К учредительным документам организации по общему правилу относится устав и протокол об учреждении, компании, созданные до внесения изменений в ГК РФ, заключали также учредительный договор. Нотариальные копии документов представляются по требованию, обычно при оформлении разрешений, для участия в тендерах и в других случаях.
Кто вправе заверять документы
Законодательство РФ устанавливает две формы свидетельствования верности копии документов – нотариальное и иным способом. Под иным подразумевается заверение самой организацией, с проставлением надписи «Копия верна», печати и подписи должностного лица организации, обладающего соответствующими полномочиями.
Учредительный договор
По действующему законодательству, начиная с 2009 года, учредительный договор не относится к числу учредительных документов, что не отменяет требовании о его заключении при основании хозяйственного общества. Если на уставе общества ФНС РФ при регистрации проставит отметку об этом, на учредительном договоре она не ставится. Копия с него будет засвидетельствована, если его оформление отвечает предъявляемым требованиям.
Общие правила
Обратится за заверением учредительного документа компании может любой гражданин, без доверенности от нее. Копия может быть снята с любого учредительного документа, если он оформлен надлежащим образом. Нотариус не заверяет документы в случаях, если:
можно найти приписки или пометки, рядом с которыми не присутствует надпись: «Исправленному верить»;
выполнены полностью или частично карандашом;
текст на документе нечитаем;
документ ветхий, отсутствует целостность;
документ иностранной компании не переведен и не легализован в соответствие с требованиями международных соглашений РФ.
Также в первом случае нотариус, начиная с 2015 года, вправе удостоверить копию документов, если пометки или приписки не влияют на его смысл и не касаются фактических данных.
Образец заверительной записи
Заверительная надпись нотариуса согласно требованиям Приказа Минюста №313 содержит следующие реквизиты:
место заверения;
данные нотариуса;
наименование документа;
номер регистрации;
размер пошлины.
Заверение многостраничного документа
До 2015 года существовало обязательное требование о предоставлении нотариусу на заверение копий многостраничных документов только в прошитом виде, над местом скрепления должна была при приклеена табличка с указанием числа страниц, подписью должностного лица организации и печатью. Сейчас будут заверены копии документов, если они скреплены иным способом, нежели прошиванием.