Федеральный закон № 339-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты» от 14.07.2022 внёс изменения в порядок формирования и хранения нотариальных документов. Изменения в первую очередь коснулись ФЗ от 22.10.2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» и в Основы законодательства о нотариате, согласно которым нотариальные архивы стали выделяться в отдельную категорию, а нотариальному документу впервые было дано легальное определение, которое, несомненно, спорно.



Основами о нотариате определено, что нотариальный документ – это только тот (по мимо удостоверения или засвидетельствования), который подлежит хранению. Но ведь в процессе осуществления нотариальной деятельности нотариусом удостоверяется много документов, которые согласно действующему законодательству не подлежат хранению ни на бумажном ,ни на электронном носителе. Но от этого они не перестают быть юридически значимыми. Так, например, согласно новой статье 39.1 основ, нотариально удостоверенное согласие на выезд ребёнка, образ которого не хранится в ЕИС, и которое не остаётся на хранении у нотариуса, не может называться нотариальным документом. Такой подход к пониманию нотариальных документов очевидно не верен.



Нотариус обязан будет обеспечить сохранность нотариальных документов в соответствии со сроками их хранения, установленными Типовой номенклатурой дел нотариуса (приказ Минюста от 14.12.2022 № 393), либо до передачи их в нотариальный архив нотариальной палаты, членом которой он является. Бумажные нотариальные документы нотариус передаёт в нотариальный архив по истечении 10 лет, начиная с 1 января года, следующего за годом, в котором производство по ним было окончено, согласно утверждённому Президентом нотариальной палаты графику. Перед тем как передать дело в нотариальный архив, нотариус обязан переформировать номенклатурное дело в соответствии с Правилами нотариального делопроизводства, сделать копии всех имеющихся в деле нотариальных документов в виде их электронного образа и передать их на хранение в ЕИС. Переформированное бумажное дело сдаётся нотариусом по акту приёма-передачи в электронной форме, формируемой на основе описи номенклатурного дела за соответствующий календарный год, которая ведётся в ЕИС.



Работа сотрудника нотариальной палаты по своему характеру будет сильно напоминать работу библиотекаря, который создаёт картотеку нотариального архива, содержащую сведения о составе единиц хранения, их систематизации и учёте. На каждое номенклатурное дело будет создана своя учётная карточка архивного хранения, включающая в себя все сведения о деле, о нотариусе, передавшим дело, а также о номере стеллажа, полки и контейнера, в котором хранится дело.



Результатом всех этих изменений стало следующее:



1. Нотариальная палата будет вынуждена создать обособленное подразделение по работе с архивом - архивная служба, содержание которой ляжет на плечи тех же нотариусов.

2. В ФЗ об архивном деле определенно понятие частной собственности на архивные документы и гражданского оборота документов, находящихся в частной собственности. С одной стороны, номенклатурные дела, которые нотариусы передают лишь на хранение в нотариальную палату, согласно ст. 9 ФЗ «Об архивном деле в РФ» являются частной собственностью нотариальной палаты. С другой стороны, нотариус, передавая свои документы на хранение, вообще теряет какие-либо права на них. Правомочия собственности фактически переходят к нотариальным палатам, которые получили право пользования такими документами, а также право на получение дохода от их хранения . И вообще на сколько корректно с правовой точки зрения применять институт права собственности к нотариальным документам , ведь ни о каком праве определения юридической судьбы в отношении нотариальных документов говорить не приходится.

3. Нотариусы лишаться возможность самостоятельно выдавать дубликаты документов, переданных на хранение, а значит уменьшится доходная база нотариуса.

4. Нотариальные палаты обязаны будут самостоятельно найти отдельное помещение или здание для хранения и содержания нотариального архива, который с каждым годом будет только увеличиваться в объемах. Следовательно, каждый год нужно будет увеличивать расходную часть на содержание архивов.

5. Содержание архивов будет осуществляться исключительно за счёт отчисления от членских взносов. Нотариусы одной палаты будут одинаково финансировать содержание архива без учёта того, сколько нотариус заработал и сколько документов он сам лично передал на хранение в нотариальный архив.

6. В связи с тем, что важные вопросы по созданию и финансированию нотариальных архивов принимаются на общих собраниях, законодательством не урегулирован вопрос возможный отказ общего собрания от финансирования полностью или частично нотариального архива.

7. Вопрос ответственности за утерю документов нотариального архива в законе не урегулирован.

8. В законе не урегулирован вопрос создания межсубьектных нотариальных палат. Для нотариальных палат содержание нотариальных архивов будет непосильной ношей, кроме крупных.



Все вышеперечисленное создаст такие условия, когда нотариусы будут голосовать за переход к государственному нотариату. Поскольку выполнять публично значимые функции и осуществлять деятельность от имени государства станет не только не выгодной, а просто невозможной.



Резюмируя все, очевидно, что реформа вряд ли будет жизнеспособна.



Закон подразумевает создание архива в каждом субъекте федерации. Однако закон не учитывает, что у нас есть нотариальные палаты, такие как, например, на Чукотке или в Магадане, где количество контор минимально (Чукотка - 7, Магадан - 13). Эти палаты, однозначно, не могут быть создателями и держателям архива в связи с отсутствием свободных денежных средств и из-за малочисленности. А по закону архивное дело должно вести структурное подразделение самой нотариальной палаты и передача этих видов работ на аутсорсинг не допускается. На мой взгляд, в таких случаях была бы применима практика создания межрегиональных архивов.



Еще одним решением данной проблемы, на мой взгляд, стало бы формирование архива за счет финансирования на федеральном уровне и начинать с электронного документооборота, чтобы архив был единственным и федеральным и палаты в субъектах федерации были единоразовыми операторами передачи данных за последние 10 лет.



Также, до вступления закона «об архивном деле в РФ» не был решен вопрос о неприятии в архив нотариальных палат архивных документов бывших государственных нотариальных контор. Массив информации по некоторым субъектам значительный. На мой взгляд, эти материалы должны быть переданы в муниципальные архивы.